Wer kennt es nicht, das Thema, dass über die Jahre viele Daten zusammen kommen, und damit die Listen immer länger und länger werden. Selbst bei Suchen mit Bedacht, Sinn und Verstand bekommt man immer noch Hunderte Treffer als Suchergebnis in einer Übersichtsliste dargestellt.

Suche und Definiere eine Struktur 🧐

Die meisten Daten folgen einer Struktur die für Sie und ihr Unternehmen sinnvoll und zweckmäßig ist. Möglicherweise haben Sie grundsätzlich verschiedene Auftragstypen, die sinnigerweise nicht in einen Topf geworfen werden sollten, sondern eben in einer getrennten Darstellung gelistet werden.

Definieren wir also ein Schlüsselfeld in Ihrem Auftragsbereich, welches diese logische Differenzierung vornimmt, falls es ein solches nicht ohnehin schon gibt. Besonders prominent wäre das Feld «Priorität» in der TOPIX Auftragsverwaltungssystem, weil es gleich mehrere Vorzüge hat.

  • Prio wird gleich in Spalte 1 der Übersichtsliste angezeigt
  • Prio wird vom Angebot zu Auftrag und über Lieferschein bis in die Ausgangsrechnung vererbt, so dass dieser Schlüsselbegriff in allen vier Bereichen zur Verfügung steht
  • Prio kann zum Pflichtfeld definiert und nur – mit einer fest vorgegebenen Werteliste hinterlegt – entsprechend sinnvoll befüllt werden
  • Prio ist in den Standard-Suchmasken als Feld nutzbar

☝Wichtig an dieser Stelle zu erwähnen ist der Umstand, dass natürlich auch Felder aus anderen Datenbereichen für eine Differenzierung herangezogen werden können.

So könnten Ihre Kunden Mitglieder in Einkaufsverbänden sein, und die Zugehörigkeit des Kunden zu einem oder mehreren Einkaufsverbänden haben Sie in den Kategorien von TOPIX abgebildet, was sich aufgrund der mehrfachen Zugehörigkeit anbieten würde.

Auch in diesem Beispiel wird es augenfällig, dass die Strukturierung nach Einkaufsverbänden wahrscheinlich die gesamten Prozesse der Auftragsabwicklung tangiert. Am Ende der Kette stehen die Ausgangsrechnungen, die bei teilweiser Zentralregulierung mit Sicherheit eine verbandsbezogene Abrechnung erzwingt. In einem Fall geht die Rechnung an die Verbandszentrale, in anderen Fall an die Kunden selbst.

Hier wären Reiter zur schnellen Selektion und Übersicht in den Bereichen Lieferscheine und Ausgangsrechnungen ein echter Benefit für Ihre Mitarbeiter bei der Fakturierung.

An Ideen mangelt es nicht, allein Ihre Prozesse und deren Optimierung definieren den Fokus für unsere Schmiedearbeiten. 👨🏼‍💻